Droit d’accès du salarié à ses emails professionnels : une obligation confirmée ?

Cass. Soc. 18 juin 2025, n° 23-19.022

Rappelons que le droit d’accès aux données personnelles est encadré et garanti par le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

• Toute personne peut obtenir du responsable du traitement la confirmation que ses données font l’objet d’un traitement et, le cas échéant, y accéder.
• Le responsable du traitement a également l’obligation de fournir une copie des données, à condition que cette communication ne porte pas atteinte à d’autres droits notamment ceux des tiers.

On le sait, cette obligation est également applicable aux relations de travail. 

Le salarié a en effet la possibilité de demander à son employeur la communication de son dossier professionnel y compris lors de son départ.

• La question s’est posée de savoir si les courriels reçus ou émis par le salarié entraient dans le champ d’application de ce droit d’accès. 

Au cas particulier, un salarié licencié a demandé à son ancien employeur dans le cadre de son action prud’homale, la communication de l’ensemble des emails échangés au cours de l’exécution de son contrat de travail.

L’employeur s’y était opposé, estimant que les courriels professionnels ne relevaient pas du RGPD. 

1. La Cour de cassation rejette cet argument : les emails professionnels sont des données personnelles et entrent dans le champ d’application du RGPD dès lors qu’ils permettent d’identifier l’expéditeur ou le destinataire.

• L’employeur est donc tenu de les communiquer au titre du droit d’accès.

2. En revanche, concernant les modalités d’exercice de ce droit, la Cour de cassation rejoint la position de la CNIL : il n’est pas obligatoire de fournir une copie intégrale des courriels. La communication peut se limiter aux données personnelles présentes dans les courriels ainsi que dans les métadonnées.

L’employeur peut satisfaire à son obligation en communiquant, par exemple, un tableau contenant les métadonnées et les données personnelles extraites des différents emails.

Cette approche est considérée comme suffisante.

Toutefois, la CNIL recommande de remettre directement l’intégralité du courriel.

Recommandations : il est désormais clair que le salarié peut, à tout moment (y compris après son départ), demander l’accès à ses emails professionnels. L’employeur doit répondre dans un délai d’un mois, en veillant à préserver les éventuels droits concurrents comme le secret des affaires ou le droit des tiers. Rappelons toutefois que ce droit d’accès n’est pas absolu. En effet, celui-ci peut être écarté au profit de certains droits. L’employeur peut refuser la communication de certains éléments pour protéger, par exemple, le secret des affaires, la propriété intellectuelle, ou encore les droits des tiers.  En revanche, un refus injustifié peut exposer l’employeur au paiement de dommages et intérêts mais également nuire à la crédibilité de l’employeur dans le cadre d’une procédure contentieuse.